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Was ein Sanierungsportal können muss
17. September 2018

Was ein Sanierungsportal können muss

„Digitalisierung“ heißt das Schlagwort der Stunde. Gerade im Bereich Wohnungssanierungen sind die Potenziale groß. Hier stellen hohe Komplexität, nötige fachlich-technische Kompetenz und ein hoher Koordinierungsaufwand eine große Herausforderung dar. Gerade dort profitieren jene also besonders von Softwarelösungen, die ein effizienteres Arbeiten ermöglichen. Doch was muss ein Sanierungsportal können?


Von Carsten Petzold, Geschäftsführer, Doozer Real Estate Systems GmbH

Der Bau boomt. Es fehlt allerdings in allen Gewerken an Arbeitern und Fachkräften. Handwerker sind bereits in den Städten bis an die Kapazitätsgrenze und darüber hinaus ausgelastet. Jenseits der Ballungszentren sieht es meist noch düsterer aus. Wohnungswirtschaftsunternehmen stehen trotz dieser Ausgangslage vor der Herausforderung, schnell, effizient und kostengünstig neuen Wohnraum schaffen zu müssen. Parallel dazu sollen sie den Bestand erhalten und für dessen sach- und fachgerechte Sanierung sorgen. Gerade im Zuge des Mieterwechsels ist es oft nötig, grundlegende Modernisierungsmaßnahmen innerhalb der Wohnung vorzunehmen. Aufgrund des Handwerkermangels und häufig ineffizienten, analogen Abläufen im Sanierungsprozess, kommt es oft zu Leerstandzeiten von bis zu vier Monaten und damit Mietausfällen. Die Folge: unnötig verknappter Wohnraum und Ertragseinbußen für die Wohnungseigentümer bzw. Shareholder! Die Prozesse rund um die Sanierung von Leerständen sollten deshalb grundlegend auf den Prüfstand gestellt werden. Denn: Wenn die ohnehin schon knappen Ressourcen der Handwerksunternehmen mit der Erstellung von Vergleichsangeboten belastet sind, kann weniger schnell saniert und damit Wohnraum dem Markt wieder zur Verfügung gestellt werden. Selbst wenn Wohnungsunternehmen mit Rahmenvertragspartnern zusammen arbeiten, bleiben Herausforderungen bestehen: Je mehr Wohnungen parallel saniert werden müssen, desto mehr Reibungsverluste entstehen, wenn Hausmeister, Techniker, Vermieter, Eigentümer, Asset Manager und Handwerker mit herkömmlichen analogen Prozessen (Telefon, Excel Spreadsheets, Email und Papierverträge) arbeiten.

Schuld ist der Prozess

Warum die Koordination so komplex ist, zeigt folgendes Praxisbeispiel. Es verdeutlicht gleichzeitig, welche Komplexität eine prozessbegleitende Softwarelösung abbilden und vereinfachen können muss: Ein Mieter hat die Wohnung gekündigt und ist ausgezogen. Das Wohnungsunternehmen muss nun festlegen, ob und welche Sanierungs- bzw. Modernisierungsleistungen für diese konkrete Wohnung erbracht werden sollen. In der Regel müssen mindestens drei Angebote unterschiedlicher Handwerksunternehmen eingeholt werden, um Compliance-konform zu arbeiten. Danach folgen Arbeitsschritte, wie etwa die Dokumentation der Angebotseinholung, der Abgleich mit dem Budget und noch verfügbaren finanziellen Mitteln, der Abgleich mit Rentabilitätsvorgaben, die generelle Wirtschaftlichkeitsprüfung der Maßnahme in einer Excel-Tabelle, die Bewertung der Aktivierbarkeit der Maßnahme (wichtig für FFO-Optimierung!) und schließlich die Beauftragung des Handwerksunternehmens. Weiterhin muss geprüft werden, ob interne Freigaberegeln eingehalten und die Baumaßnahmen durch den Handwerker auch wirklich fristgerecht begonnen wurden. Darüber hinaus ist die Überwachung des Baufortschritts, die Foto-Dokumentation der Sanierungsarbeiten, die telefonische Kommunikation zwischen allen Beteiligten und die Beantwortung von Rückfragen des Handwerksunternehmens während der Durchführung der Baumaßnahme unerlässlich. All das ist zeitaufwändig. Kurzum: Analoge Prozessschritte und große Reibungsverluste in der Kommunikation führen unnötigerweise zu langen Leerstandzeiten. Umso logischer ist es, dass viele Wohnungswirtschaftsunternehmen umdenken und auf Tools setzen, die diesen Prozess abkürzen, transparent und Compliance-konform machen und vor allem massiv beschleunigen.

System mit Magie

Damit die Prozesse mit Hilfe einer Softwarelösung effizienter werden, müssen unterschiedliche Voraussetzungen erfüllt sein. Zunächst einmal muss ein Tool auf ein fachlich korrektes Leistungsverzeichnis aufbauen. Dieses muss so logisch aufgebaut und technisch verknüpft sein, dass auch NICHT-Bau-Ingenieure befähigt werden, fachlich und sachlich korrekte Aufträge zu erstellen. Das oberste Ziel lautet nämlich: Der Auftrag muss perfekt sein – und keine notwendige Leistung darf vergessen werden, um Nachträge zu vermeiden. Die Lösung sollte zudem mobil verfügbar, visuell ansprechend sowie intuitiv und einfach bedienbar sein. Kurzum: Alle Beteiligten sollten idealerweise gern und ohne überbordendes Training mit der Software arbeiten. Zu alledem sollte die Anwendung durch ein wenig „Magie“ den Arbeitsalltag erleichtern – zum Beispiel durch eine genaue Mengen- und Massenberechnung und eine selbstlernende Komponente (Stichwort: Künstliche Intelligenz), die etwa vorschlägt, welche Maßnahmen zusammen beauftragt werden sollten. Wesentlich sind darüber hinaus Bausteine wie etwa eine Rentabilitätsberechnung, das Budgetcontrolling und die prozessuale Unterstützung von Freigabeprozessen. Aber auch Features wie das Hochladen von Bildern oder Videos, die Einbindung von Terminvorgaben oder Preisvergleiche aller verfügbaren Handwerker auf Knopfdruck wollen Anwender eines Sanierungsportals (wie beispielsweise Doozer vom gleichnamigen Hersteller) in der Regel nicht mehr missen. Und: Es sollte die digitale Interaktion zwischen Handwerker und Wohnungsunternehmen sowie der digitale Abschluss von Verträgen im Rahmen der Beauftragung möglich sein. Obendrein ist natürlich eine optionale ERP-Integration sowohl beim Handwerksunternehmen als auch beim Auftraggeber sinnvoll. Das bedeutet: Um von den Effizienzsteigerungspotentialen in vollem Umfang zu profitieren, sollte eine digitale Integration von A-Z (also von der Erstellung eines Sanierungsauftrages, über die Vergabe und die Abwicklung bis hin zur Abrechnung) ohne Medienbrüche gewährleistet sein. Erst wenn die genannten Komponenten und Funktionalitäten nicht nur vorhanden sind, sondern auch optimal miteinander arbeiten, profitieren Wohnungsunternehmen vom Einsatz entsprechender Tools.

Fazit

Wohnungsunternehmen digitalisieren Stück für Stück ihre analogen Prozessketten. Insbesondere im Bereich der Leerstandssanierung profitieren sie so innerhalb kurzer Zeit von beschleunigten und effizienten Arbeitsabläufen, die schlussendlich zu einer schnelleren Neuvermietung und damit zu wachsenden Erträgen führen. Die positiven Effekte greifen jedoch nur, wenn die eingesetzte Software durchdacht und in sich stimmig ist. Fehlen wesentliche Features oder ist der Workflow unrund, schrumpfen die Mehrwerte schnell zusammen. Darum gilt auch hier: Augen auf bei der Lösungsauswahl.



Kommentare

von Georg Danneberg am 18.09.2018 um 15:01 Uhr
Vollkommen richtig: Eine solche Software kann wie eine Checkliste helfen, dass alle erforderliche Gewerke vollständig berücksichtigt werden, die für das jeweilige Bauvorhaben gebraucht werden. Und noch ein wichtiges Argument: Falls der zuständige Projektleiter ausfällt (Krankheit, Urlaub, Arbeitgeber-Wechsel,..), kann ein Nachfolger mit der Softwareunterstützung einfach weiter arbeiten. Unser Bauleiter hat alles im Kopf. Gottseidank!! Oder ??



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